5 Tipps zu Home-Office-Regelungen

Home-Office ist nicht zuletzt durch die Corona-Krise zu einem geflügelten Wort geworden. Mitte März 2020 saßen ungefähr die Hälfte der Arbeitnehmer am heimischen Arbeitsplatz, soweit ihre Tätigkeit das zugelassen hat. Im April 2020 kündigte Hubertus Heil an, bis Herbst des gleichen Jahres, ein Recht auf Home-Office im Rahmen eines Gesetzes auf den Weg bringen zu wollen. Bereits 2019 erledigten ca. 39 Prozent der Arbeitnehmer ihre Arbeit ganz oder teilweise von Zuhause. Nach zwei Jahren hat sich an diesem Umstand nicht viel geändert.

Doch was ist bei der Umsetzung von Home-Office im Unternehmen zu beachten. Ich stelle Ihnen 5 Tipps vor, die Sie bei der Umsetzung in Ihrem Unternehmen beachten sollten.

Tipp 1: Arbeitsvertragliche Regelungen prüfen und anpassen!

Zunächst ist zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer zu regeln, wie die Heimarbeit des Arbeitnehmers auszusehen hat. Einen Anspruch auf Heimarbeit hat der Arbeitnehmer grundsätzlich nicht. Sollten sich die Parteien darauf einigen, dass der Arbeitnehmer seine Arbeit ganz oder zum Teil von Zuhause aus erledigen kann, sollte dies im Arbeitsvertrag entsprechend geregelt werden. Dabei ist zu berücksichtigen, ob der Arbeitnehmer komplett von Zuhause arbeitet und etwa Besprechungen und andere Meetings nur via Video- oder Telefonkonferenz beiwohnt. In diesem Fall benötigt der Arbeitnehmer keinen extra Arbeitsplatz in der Arbeitsstätte.

Beliebter und weiter verbreitet ist jedoch die abwechselnde Heimarbeit. Hier wechselt der Arbeitnehmer zwischen Home-Office und seiner Tätigkeit im Büro. Diese Lösung kann zum Beispiel Kosten für einen festen Arbeitsplatz des Arbeitnehmers sparen. So können auch andere Mitarbeiter den Arbeitsplatz im Büro nutzen, sollte der andere Arbeitnehmer sich im Home-Office befinden.

Tipp 2: Datenschutz nicht aus den Augen lassen!

Im Punkto Datenschutz sind bei Arbeitnehmern, die im Home-Office arbeiten, vom Arbeitgeber einige Punkte zu berücksichtigen. So muss der Arbeitgeber weiterhin darauf achten, dass Sicherheitsmaßnahmen zum Datenschutz eingehalten werden. Das heißt es muss sichergestellt werden, dass etwa keine Unbefugten Zugriff auf die Arbeitsunterlagen erhalten, dass die Daten vor Verlust gesichert oder das vertrauliche Informationen nicht offengelegt werden. Hinzu kommen noch weitere technische und organisatorische Maßnahmen, welche die personenbezogenen Daten, etwa von Kunden, schützen sollen. So können Arbeitgeber etwa die Anweisung geben, dass Geschäftsunterlagen ausschließlich auf verschlüsselten Festplatten aufbewahrt werden müssen. Diese und weitere Maßnahmen, kann man auch in einer gesonderten Home-Office-Vereinbarung regeln.

Zudem ist zu regeln, ob der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber Arbeitsmaterialien erhält (Laptop, Handy etc.) oder seine privaten Mittel für die Arbeit nutzt. Im letzten Fall kann man sich über eine sog. Bring your own device – Regelung absichern.

Tipp 3: Arbeitszeitenregelung beachten!

Auch im Home-Office gelten für Arbeitgeber und Arbeitnehmer die Regelungen des Arbeitszeitengesetz. So darf nach § 3 ArbZG die Arbeitszeit acht Stunden nicht überschreiten. In Ausnahmefällen kann sich die Arbeitszeit auf zehn Stunden verlängern. Gerade im Home-Office lädt die flexible Gestaltung der Arbeitszeit dazu ein, dass man deutlich mehr, oder eben auch weniger arbeitet. Sollte man mehr als die regelmäßigen acht Stunden gearbeitet haben, muss sichergestellt werden, dass die Arbeitszeit in den nächsten sechs Monaten ausgeglichen wird. Wer weniger arbeitet, obwohl genug zu tun ist, könnte sich wegen Arbeitszeitenbetrug strafbar machen. Neben einer Anzeige kann das vor allem zu einer Abmahnung, oder außerordentlichen Kündigung durch den Arbeitgeber führen. Arbeite man mehr als sechs Stunden am Tag, steht einem eine Pause von 30 min zu, bei mehr als neun Stunden am Tag, sogar 45 min.

Ebenso gilt für Ruhezeiten nichts Anderes im Home-Office als im Büro. So müssen zwischen Feierabend und neuem Arbeitstag mindestens elf Stunden ohne Unterbrechung liegen. In dieser Zeit muss der Arbeitnehmer auch nicht für den Arbeitgeber erreichbar sein. Man kann jedoch im Arbeitsvertrag bzgl. der Erreichbarkeit andere Regelungen treffen.

Tipp 4: Arbeitsschutz gilt auch Zuhause!

Hinsichtlich des Arbeitsschutzes streiten sich die juristischen Geister. Hier ist konkret auf die Ausgestaltung der jeweiligen Home-Office-Regelung zu achten. So muss der Arbeitgeber zumindest sicherstellen, dass der Arbeitsplatz seines Arbeitnehmers arbeitsschutzrechtlichen Mindestanforderungen genüge tut. Das heißt, der Arbeitsplatz muss so sicher sein, dass er die Gesundheit des Mitarbeiters nicht gefährdet. Im Zweifel sind dem Arbeitgeber Zutrittsrechte zu dem Arbeitsplatz zu gewähren, damit er die Einhaltung der Arbeitsschutzbestimmungen kontrollieren kann.

Bei Unfällen im Home-Office greift regelmäßig der Schutz der gesetzlichen Unfallversicherung, wenn der Unfall im Rahmen der Arbeitstätigkeit passiert. Man spricht in diesem Zusammenhang von einer „Betriebsdienlichen Tätigkeit“. Heißt im Umkehrschluss, stolpert der Arbeitnehmer während seines Feierabends über einen Berg von Akten, kommt dieser Haftungsschutz nicht in Betracht.

Tipp 5: Ausfall von Laptop und Internetausfall 

Wenn dem Arbeitnehmer die Erbringung der Arbeit im Home-Office nicht möglich ist, etwa weil der Laptop vom Arbeitgeber ausgefallen ist, sollten auch hier im Vorfeld entsprechende Regelungen getroffen werden. Das Betriebsrisiko trägt grundsätzlich der Arbeitgeber und damit auch das Risiko des Arbeitsausfalles. Kommt die Störung aber gerade aus dem Bereich des Arbeitnehmers (Internetausfall, Stromausfall) kommt es auf die Home-Office-Vereinbarung an. Ist das allgemeine Betriebsrisiko in solchen Fällen auf den Arbeitnehmer übertragen worden, muss dieser auch dafür sorgen, dass er seine Arbeitskraft entsprechend bereitstellt, wenn er seinen Lohnanspruch behalten will. Im Zweifel hat er sich um mobiles Internet zu kümmern oder sogar ins Büro zu fahren, um seine Arbeit zu erledigen. Entsprechende Kosten können aber vom Internetanbieter in den meisten Fällen zurückverlangt werden.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass bei einer Home-Office-Regelung viele Punkte zu berücksichtigen sind. Was hier außen vor bleiben soll, sind steuerliche Aspekte.

Sollten Sie Fragen zur Umsetzung von Home-Office-Regelungen in Ihrem Unternehmen haben, können Sie mich gerne jederzeit kontaktieren.